Confira abaixo uma lista com atribuições gerais que competem à uma administradora de condomínios.Vale ressaltar que os tipos de serviços prestados devem estar previstos em contrato e isso pode variar de caso para caso.
GESTÃO ADMINISTRATIVA
- Gerenciamento dos arquivos documentais
- Controle do cadastro de proprietários.
- Atendimento (pessoal/telefônico) de condôminos com fornecimento de informações, soluções de problemas, etc..
- Disponibilização de banco de dados na INTERNET (serviço geralmente cobrado à parte).
- Controle dos mandatos do Corpo Diretivo – Síndico e Conselho Consultivo.
- Serviço de malote para a retirada e entrega de correspondência no próprio Condomínio.
- Assessoria às reuniões do Corpo Diretivo (quando realizadas fora do horário de expediente da empresa será cobrada à parte).
- Emissão e distribuição de cartas, circulares, editais de convocação e atas das assembleias Gerais.
- Presença nas assembleias (qualificação e controle das presenças, esclarecimento de dúvidas e redação das respectivas atas) – serviço geralmente cobrado à parte.
- Transcrição das atas no Livro próprio e registro no Cartório de Títulos e Documentos
- Coleta de orçamentos de obras e serviços que se fizerem necessários
- Atendimento a fornecedores de materiais e serviços
- Elaboração das planilhas de concorrência e acompanhamento financeiro das obras e serviços
- Gerenciamento do seguro de incêndio (obrigatório) e de responsabilidade civil (controle do vencimento da apólice, coleta das propostas para a renovação, análise e encaminhamento das mesmas ao Síndico para a deliberação)
- Acompanhamento da liqüidação de sinistros.
- Gestão da situação/manutenção dos equipamentos de segurança, levando-se em conta as normas do Corpo de Bombeiros, a legislação municipal (CONTRU) e as normas técnicas da ABNT, a saber:
- validade e renovação do AVCB – Atestado de Vistoria do Corpo de Bombeiros
- certificado de Manutenção emitido pelo CONTRU (edifícios comerciais)
- vencimento das cargas dos extintores de incêndio;
- testes hidrostáticos dos extintores
- hidrantes e registro de recalque do Corpo de Bombeiros
- formação e treinamento da brigada de prevenção e combate à incêndio
- sinalização de segurança
- sistema de alarme
- sistema de iluminação de emergência
- grupo gerador de energia elétrica
- sistema de detecção de fumaça
- portas corta-fogo
- corrimãos
- escada de emergência e rotas de fuga
- sistema de pára-raios (medição ôhmica e abrangência do sistema)
- instalações elétricas e controle de demanda das cargas instaladas
- sistema de sprinklers
- aplicação da legislação municipal referente aos deficientes físicos
- Controle/emissão de gráficos referente aos consumos de água/esgotos, de energia elétrica e de gás (são anexados às pastas mensais de prestações de contas).
- Administração de locações de espaços/áreas comuns do edifício (lajes de cobertura, fachadas, etc.) – serviço cobrado à parte na base de 5% da receita auferida pelo Condomínio.
- Controle e atualização do CNPJ do Condomínio. Eventual regularização decorrente de problemas incidentes em gestão anterior a nossa, será cobrada à parte, com preço submetido à prévia concordância do Síndico.
- Gestão dos contratos de conservação e de manutenção: a) elevadores b) porteiros eletrônicos c) centrais telefônicas d) antenas coletivas e) áreas ajardinadas f) portões automáticos g) conjunto moto-bombas h) aquecimento central i) ar condicionado central
- Gestão de contratos de prestação de serviços terceirizados: a) serviços de vigilância patrimonial b) monitoramento de segurança 24 horas e sistema de proteção perimetral c) serviços de limpeza d) serviços de portaria
- Vistoria técnica periódica nas instalações e áreas comuns com emissão de relatórios, ilustrado com fotos quando for necessário. As vistoria são realizadas sem nenhum ônus para o Condomínio através da nossa associada Techview Engenharia.
- Assessoria nas áreas de engenharia, arquitetura, paisagismo e decoração. Como essa assessoria é terceirizada, a elaboração de projetos ficará sujeira à provação prévia do respectivo orçamento.
- Controle dos acessos (emissão de crachás, livros de anotações, etc.).
- Controle da manutenção das áreas de recreação: salão de festas, salão de jogos, piscinas, salão de ginástica, home theater, quadras poliesportivas, pistas de corrida, etc.
- Controle e cobrança dos alugueis pelo uso do salão de festas, de churrasqueira, gazebo, etc.
- Diligências junto à concessionárias de serviços públicos, cartórios e repartições públicas para obtenção de parcelamentos, certidões, etc. – serviço geralmente cobrado à parte
GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS (para funcionários não terceirizados)
- Recrutamento de funcionários
- Seleção de funcionários com pesquisa cadastral
- Admissão e procedimentos de registro
- Contrato de experiência.
- Treinamento de funcionários – interno e externo – com realização de cursos, palestras, etc.
- Atualização das fichas de registro dos funcionários
- Atualização das carteiras profissionais
- Preenchimento de declarações para fins de concessão de aposentadoria
- Preenchimento da Relação de Salários Contribuição para fins de concessão de benefícios
- Preenchimento de Atestado de Afastamento do Trabalho para fins de concessão de auxílio doença
- Preenchimento da CAT – Comunicação de Acidente do Trabalho para fins de concessão de auxílio acidente.
- Formalização de advertências disciplinares
- CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados
- Confecção/atualização do quadro de horário de trabalho
- Escala de revezamento e de férias – elaboração e controle
- Salário-família – controle/concessão
- Controle das horas extraordinárias com elaboração de crachá de ponto e controle do sistema de ponto-eletrônico
- Elaboração da folha de pagamento
- Emissão dos comprovantes de pagamento dos salários
- Controle dos cartões salários para saque em quiosques 24 horas
- Elaboração da folha de pagamento do 13º salário
- Elaboração e recolhimento das guias de INSS (GPS)
- Obtenção de CND – Certidão Negativa de Débitos com INSS
- Elaboração e recolhimento das guias de FGTS – GFIP e SEFIP
- Obtenção de CRF – Certificado de Regularidade de Situação do FGTS perante à Caixa Econômica Federal
- Conectividade social – inscrição e acompanhamento junto à Caixa Econômica Federal
- Retenção e recolhimento de contribuições sindicais – patronal e dos empregados
- PIS – cadastramento de novos funcionários
- PIS – elaboração das guias e recolhimento
- Emissão dos informes de rendimentos
- Pesquisa cadastral dos funcionários – serviços terceirizados e cobrados à parte
- Livro de inspeção trabalhista
- Aquisição e controle de uniformes
- Rescisões dos contratos de trabalho – planilha de cálculo, emissão de recibos e guias
- Homologação das rescisões dos contratos no Sindicato de classe ou na DRT (reembolso de despesas objeto de cobrança em separado).
- RAIS – Relação Anual de Informações Sociais (serviço especial que é cobrado em separado com base no Referencial de Serviços Especiais da (AABIC).
- Recolhimento de Imposto de Renda retido na fonte dos funcionários.
- DIRF – Declaração de Imposto de Renda retido na fonte (cobrado à parte com base no Referencial da AABIC).
- Controle dos seguros de vida – para suprir exigência da convenção coletiva de trabalho.
- Aquisição e distribuição de cestas básicas – atendimento à convenção coletiva de trabalho.
- Inscrição/renovação do Condomínio no PAT – Programa de Alimentação do Trabalhador
- Vale alimentação/refeição.
- Controle, aquisição e distribuição de vales transporte.
- Convênio de assistência médica.
- Convênio de assistência odontológica.
- CIPA – Atendimento à NR-5.
- EPI – Atendimento à NR-6.
- PCMSO – Atendimento à NR-7 – serviço terceirizado e cobrado em separado..
- PPRA – Atendimento à NR-9 – serviço terceirizado e cobrado em separado.
- PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário – serviço terceirizado e cobrado em separado
- LTCAT – Laudo Técnico das Condições do Ambiente de Trabalho – serviço terceirizado e cobrado em separado.
GESTÃO FINANCEIRA
- Elaboração e acompanhamento das previsões orçamentárias.
- Elaboração do quadro de rateio das despesas.
- Emissão dos recibos/boletos bancários.
- Controle dos pagamentos das cotas condominias – conferência das baixas relacionadas pelo Banco.
- Cobrança administrativa de devedores – via carta e telefonemas.
- Emissão de Declaração Negativa de Débitos Condominiais.
- Contas a pagar – controle dos vencimentos e emissão de cheques para a liquidação dos pagamentos.
- Quitação dos pagamentos no próprio caixa, via bancos ou on line.
- Conciliação da conta bancária.
- Gestão tributária – cálculo para aplicação das alíquotas, retenção e recolhimento do PIS, COFINS, CSLL, ISS, INSS e IRF.
- Armazenamento de dados, inclusive controle da cumulatividade, para as informações anuais dos recolhimentos de PIS, COFINS e CSLL.
- Prestação de contas mensais – contas ordinária, undo de reserva, fundo de obras, fundo de custeio do 13º salário, etc., com elaboração de demonstrativos de pagamentos de despesas e de recebimentos das cotas, dos devedores de cotas e balancete geral contendo a posição financeira do mês.
- Confecção das pastas de prestação de contas mensais.
- Controle da remessa e devolução das respectivas pastas.
- Elaboração das respostas às dúvidas e comentários consignados pelo Corpo Diretivo nos Termos de Verificação de Contas que capeia a prestação de contas.
- Elaboração de balancetes anuais para apresentação na assembleia Geral Ordinária.
- Disponibilização dos balancetes e demais demonstrativos financeiros na INTERNET.
- Gestão dos contratos coletivos de TV por assinatura – conferência das faturas, cobrança e controles das baixas.
- Gestão da conta corrente bancária exclusiva do Condomínio.
- Acompanhamento dos investimentos feitos pelo Condomínio no mercado financeiro.
- Obtenção de Certidão Negativa de Débitos de Tributos e Contribuições Federais.
GESTÃO DE ASSUNTOS JURÍDICOS
- Atualização permanente da legislação que envolve a administração de Condomínios
- Consultoria tributária, fiscal e trabalhista.
- Emissão de notificações extra-judiciais e judiciais – serviço cobrado em separado.
- Assessoria na alteração da Convenção de Condomínio – cobrado à parte.
- Assessoria na elaboração de Regimentos Internos.
- Assessoria na assinatura de contratos de prestação de serviços, de terceirização, de locação de espaços, etc..
- Ações e acompanhamento da cobrança judicial dos devedores de cotas – serviço cobrado em separado.
- Emissão de relatórios periódicos abrangendo o andamento das ações.
- Acompanhamento das ações trabalhistas, cíveis e tributárias – serviço cobrado em separado.
- Acompanhamento das ações propostas em Juizados Especiais – serviço cobrado em separado.