Condomínios-clube

Saiba como é administrar um empreendimento que vale por três, ou mais

A maior tendência dos últimos anos, em se tratando de moradia, são os condomínios-clube. Muitas vezes são enormes, quase como pequenas cidades.

Podem abrigar muitas torres e até lojas comerciais. Mas seu diferencial está nos itens de lazer e facilidades. Geralmente, uma lista quase infinita de opções para os condôminos se entreterem nas áreas comuns.

O conceito é muito bom, já que em qualquer grande cidade, o trânsito, cada vez maior, desanima a cumprir grandes distâncias para o deslocamento até o clube, ou até a aula de futebol e natação dos filhos.

Afinal, quem não quer piscina, quadras, auditórios, salão de beleza, brinquedoteca, redário, pomar, e pista de cooper sem pegar trânsito?

Há também a parte de convivência com os outros moradores, que em tese deveria ser melhor devido ao desfrute de toda essa área de lazer. 

Apesar de tantos pontos a favor, os condomínios-clube também têm muitos contra. Afinal, pense em dividir a tomada de decisão da sua vida em condomínio com outras 800 unidades.  

Administração

Geralmente, a administração dos condomínios-clube é feita por um síndico, assessorado por um gerente predial e assistentes administrativos, além da administradora de condomínio. Quando as torres são muitas, o usual é que cada uma tenha o seu próprio subsíndico. É ele quem resolve as pequenas pendências referentes aquele local.

É claro que o síndico é o responsável legal pelo condomínio, mas as pequenas decisões referentes a cada torre podem ser tomadas pelo subsíndico – desde que não contrariem a convenção e o regulamento interno– que devem ser os mesmo para o condomínio inteiro.

O ideal é que o síndico de um condomínio-clube, principalmente nos primeiros anos do local, já tenha experiência prévia em outros empreendimentos. Afinal, são muitos itens para se preocupar, muitas compras de equipamento a fazer e muitos, muitos fornecedores e contratos em que se pensar. Como serão muitas as responsabilidades – e as novidades-, e as pessoas não se conhecem direito ainda, pode-se pensar em uma primeira gestão mais curta, apenas para os seis primeiros meses.

Para compor o corpo diretivo vale não apenas as pessoas que se interessarem, mas também se tiverem conhecimentos de contabilidade, direito, finanças, administração, já que essas áreas são bastante usadas no cotidiano do condomínio.

Também é muito interessante que se formem comissões de moradores para diversos temas como obras, segurança e lazer. As comissões devem ser montadas em assembleias e se reunir periodicamente. De preferência, sem fazer parte do conselho. O ideal é que moradores ‘comuns’ tenham mais liberdade para atuar.

Assembleias

As famosas reuniões de condomínio aqui também têm um desafio a mais: ter um local que abrigue os todos os moradores interessados em participar – mesmo que a única assembleia que chame tanto quórum seja sobre vagas de garagem.

Mas há certas assembleias que podem ficar restritas ao morador daquele edifício, ou bloco, em particular. Às vezes, uma infiltração, ou manutenção na caixa d´água do local, ou ainda problemas de comportamento ou de convivência específicos podem ser tratados com assembleias específicas para aquele bloco.

Com o avanço da tecnologia, muito em breve boa parte desses problemas serão resolvidos quando as chamadas assembleias virtuais se tornarem uma realidade.

Administradora

O papel da administradora também é preponderante. Como se trata de manter diversos itens funcionando bem, com a manutenção em dia, é fundamental que a administradora escolhida já tenha experiência com outros clientes do mesmo segmento. 

Dependendo do tamanho do cliente, pode ser que o time de atendimento seja até três vezes maior do que o necessário em um condomínio comum.

Por isso, antes de escolher a administradora, investigue na carteira de clientes se há algum com porte semelhante ao seu. Também pergunte como será a equipe escolhida. Se haverá plantões nos finais de semana, e como será o apoio às assembleias.

Convenção e Regimento interno

Outro ponto crucial é a Convenção e Regimento Interno do condomínio. Se estes documentos não estiverem bem formatados às reais características e necessidades do empreendimento, administração pode enfrentar vários obstáculos para realizar a gestão adequadamente.

Pode parecer óbvio, mas com o grande avanço do mercado imobiliário nos últimos anos, muitas incorporadoras não acompanharam as mudanças nesse novo formato de moradia e, atualmente, não é raro encontrar condomínios-clube com convenções e regimentos internos incompatíveis com a realidade do local.

Por isso, é importante checar se esses documentos estão bem redigidos. Caso não, deve-se cobrar da incorporadora a adequação ou consultar a administradora contratada que, como informado, deve ter expertise em gestão condomínios-clube.

Finanças

Em um condomínio-clube, as finanças precisam ser extremamente bem administradas. Como os itens de lazer são muitos, é importante frisar que a taxa condominial irá acompanhar esse ritmo de gastos, sendo mais onerosa que a de um condomínio comum.

Mesmo contando com diversas torres, o ideal é que a taxa condominial não seja formada através de dois rateios: um para bloco e outro geral. Isso pode favorecer a individualismo em detrimento do espírito de coletividade. Todos devem ter o mesmo direito sobre o uso das áreas comuns e de lazer.

Na hora da prestação de contas, os gastos do condomínio e da parte do clube devem vir separados. Dessa forma fica mais claro para os moradores o quanto está sendo gasto em que local, e a prestação de contas, mais transparente.

Também é importante que haja uma previsão para os inadimplentes e que a “folga” do montante arrecadado e o que é gasto seja um pouco maior em condomínios desse tipo.  

Manutenção

De acordo com os especialistas consultados, a manutenção da infra-estrutura é uma das áreas que mais onera o condomínio-clube. Como o espírito do local são os itens de lazer, esses devem ter manutenção preventiva sempre em dia.

Também devem estar planejados sempre reparos de curto, médio e longo prazo.  O gerente predial  e o síndico devem estar sempre atentos a esse programa. Afinal, se uma coisa aqui e outra ali começarem a ficar sem uso, ou sem condições de uso, a parte “clube” do condomínio passa a não valer a pena – apenas irá onerar os moradores, sem tantos benefícios.

Outro ponto importante nesse caso é a manutenção das áreas pertencentes ao condomínio. Para manter o valor patrimonial sempre em alta, vale ter uma programação também de pintura e cuidados com a parte elétrica, hidráulica e da fachada.

Mão de obra

Com tantos itens específicos a serem cuidados em um local desse porte, o natural é que a mão de obra contratada também seja especializada. Isso pode gerar um custo mais elevado, mas irá se converter em um local bem cuidado e com manutenção sempre em dia.

Por exemplo: ter um zelador no condomínio é bom, mas nesse caso um gerente predial, que tenha conhecimentos sobre elaboração de contratos, e de informática, por exemplo, é fundamental.

Os contratos com empresas terceirizadas também devem seguir um padrão que seja o esperado pelo condomínio. Empresas de manutenção de piscina e portões, por exemplo, além da que cuida dos elevadores, deve ter atendimento 24 horas, sete dias por semana.

Segurança

Em se tratando de um espaço tão grande e com tantas pessoas circulando dentro de um condomíno-clube, é natural que a segurança seja uma das maiores preocupações dos seus síndicos. Há empreendimentos que contam com uma portaria para cada torre, e outros com entradas separadas para fornecedores e funcionários distinta da de moradores.

O fundamental aqui – como em qualquer outro empreendimento – é que os moradores respeitem as regras de segurança e os funcionários sejam devidamente treinados.

Para manter a calma e o regulamento interno sempre em dia, é comum que haja equipes de segurança atuando dentro do condomínio. Por isso, contratar uma empresa que ofereça treinamento constante dos seus funcionários é fundamental.

Convivência

É claro que morar com tanta gente também tem o seu ponto negativo: o de muitas opiniões divergentes e, consequentemente, muitos atritos.

Há também o problema do respeito às regras. A maior dor de cabeça em condomínios-clube se refere ao uso da área de clube por convidados – o que geralmente é proibido pela convenção e pelo regulamento interno. Por isso, – mais uma vez – deve haver muita clareza nesses dois documentos no que se refere ao uso dos itens de lazer.

Outro ponto de atrito se refere à necessidade de agendamento para uso de certos espaços, como área gourmet, churrasqueiras ou salão de festas. Apesar de momentaneamente desocupados, o local pode ter sido previamente agendado para uma festa. Então o ideal é sempre reforçar para os moradores a importância da reserva prévia.

Para a gestão de conflitos em geral, outra dica é montar um comitê de conciliação, formado por moradores e um profissional, que pode ser indicado pela administradora. Isso pode ajudar a resolver os conflitos sem ter que levá-los a instâncias jurídicas.

Outros serviços

Em se tratando de serviços, um condomínio-clube pode ter diversos profissionais terceirizados. Pode ser desde os professores de educação física que dão aula como personal trainner, passando por recreadores, passando até por esteticistas e cabeleireiros, que usam os locais como salão de beleza do local para oferecer seus préstimos.

Há várias formas de trabalhar com esses profissionais se cercando de cuidado – para evitar que futuramente haja algum tipo de processo trabalhista contra o condomínio. Veja abaixo:

• Serviços muito procurados pela maioria dos condôminos, como professores de musculação na academia, por exemplo, podem ser contratados em regime de terceirização. O ideal é que a administradora redija um contrato que fique claro para todas as partes. Nesse caso, o custo é dividido por todos os condôminos
• Serviços sazonais, como recreação nas férias para crianças, também são rateados por todo o condomínio. A diferença, nesse caso, é a duração do contrato, mais curto
• Serviços personalizados, como aula de natação, pilates, artes marciais são acordados entre o profissional e os moradores, diretamente. A administração pode ajudar com o contrato, mas o ideal é que não se envolva com o pagamento dos profissionais
• Serviços como cabeleireiro, manicure, esteticista também devem ser acordados entre os moradores e os profissionais, diretamente

Para manter a segurança no relacionamento com esses profissionais, o ideal é que todos tenham uma ficha cadastral na administração do condomínio, com dados pessoais, número de RG e CPF, endereço residencial, e contatos telefônicos.

Professores de educação física devem ser registrados nos seus respectivos conselhos regionais. Dessa forma, o condomínio se cerca de cuidados na hora de escolher um profissional para se responsabilizar pela academia do local.

Há também em alguns condomínios-clube serviços de alimentação, como lanchonetes e bares. Nesses casos, cada condômino paga o seu consumo. Nos clubes em que o serviço é terceirizado, é comum a cobrança de uma taxa para cobrir custos como água e energia elétrica utilizada.

Áreas de lazer

Manter ativas, e em ordem, as diferentes áreas de lazer, como espaço gorumet, brinquedoteca, sala de música, quadras, academias, entre outros, também é um desafio. Por isso, promover encontros, palestras, eventos, celebrar datas comemorativas são ações importantes nesse tipo de empreendimento. Isso pode ser feito através da contratação de profissionais especializados em recreação e atividades físicas, implantação de cronogramas de atividades para cada área de lazer e promoção de competições com premiação, por exemplo.

É importante também que cada espaço tenha suas normas e regras de uso. O SíndicoNet disponibiliza gratuitamente inúmeros modelos de regulamentos para áreas de lazer que podem ser usados como referência.  – Serviço: Profissionais e empresas de recreação e atividades físicas para condomínios

Conscientização ambiental

Em um local com tantas pessoas, o acúmulo de lixo, e o desperdício de água e luz podem ser enormes. Para diminuir um pouco do impacto ambiental, o condomínio pode fazer uma campanha de conscientização sobre o uso racional da água e da energia elétrica.

Implantar a coleta seletiva no condomínio também é extremamente importante. Com o volume de lixo produzido, fica mais fácil fechar uma parceria com ONGs ou empresas especializadas. Para que a coleta seletiva dê certo é importante envolver funcionários e condôminos no processo e oferecer palestras educativas, além de material impresso e lixeiras coloridas específicas para esse fim.

Canais de comunicação

É importante que os síndicos e subsíndicos tenham um bom relacionamento com os moradores – e que esses tenham acesso aos cuidadores do condomínio.

Portanto, vale a pena investir em canais de comunicação claros, como e-mails, site do condomínio, caixas de sugestão, além de manter o livro de ocorrências sempre em dia.

Em alguns empreendimentos há até informativos mensais, que ficam pregados nos quadros de avisos. Outros preferem ter um blog ou site, em que não há custos de impressão. De qualquer modo, o importante é ter tempo e disponibilidade para ouvir os moradores.

Pesquisas de satisfação entre os moradores também são muito úteis para dar voz aos moradores.

Fonte: https://www.sindiconet.com.br/informese/condominiosclube-administracao-condominiosclube