Uma assembleia condominial consiste em uma reunião organizada pelo síndico e com a presença da maioria dos condôminos, nele são discutidas pautas diversas como questões relativas às despesas, propostas para resoluções de problemas, melhorias na infraestrutura, entre outros assuntos com finalidade de alinhar as necessidades do condomínio.
Não obstante, apresentar uma assembleia de condomínio não é uma tarefa fácil, pois é necessário que o gestor esteja preparado para lidar com qualquer conflito e saber conduzi-los da melhor forma, além da necessidade de ser organizado e ter uma excelente oratória.
Confira 4 dicas para ter sucesso na assembleia:
1- Treinar sua oratória
Um bom discurso de ideias claras e coesa são capazes de ganhar a confiança e credibilidade das pessoas, quando o discurso está bem instruído faz total sentido para quem o escuta. A oratória é um conjunto de práticas que auxilia na comunicação verbal e não verbal, trabalha para que se tenha uma comunicação assertiva e ajuda a posicionar bem as ideias.
Você pode fazer treinamentos em frente ao espelho, gravar um vídeo para revisar depois ou apresentar para amigos ou familiares e pedir um feedback, pois dessa forma conseguirá detectar os principais pontos que precisa melhorar. Aposte também em trava-línguas, eles auxiliam na dicção.
2- Definir claramente cada item da pauta da assembleia
A preparação de uma assembleia condominial começa com pautas, os tópicos a serem discutidos devem ser expostos de forma clara e transparente, para que sane todas as dúvidas dos condôminos, e somente pode ser levado para votação itens que sejam de conhecimento de todos os condôminos, mesmo que eles optem por não ir à assembleia.
É importante que deixe claro os pontos a serem abordados na assembleia para ajudar a atrair os condôminos para reunião que já eles podem ter interesse em acompanhar de perto determinado assunto. E dessa forma garantir o quórum, ou seja, a quantidade mínima obrigatória de membros presentes para que possam ser deliberados a tomadas de decisões na reunião.
3 – Ser objetivo
É corriqueiro que os assuntos debatidos em assembleia sejam desviados para outras pautas, pois há ocorrências ou pendências e sugestões que aparecem conforme a assembleia vai se desenvolvendo, por isso evite o tópico “Assuntos gerais” durante a reunião, para não abrir espaço para diversos assuntos que não são o foco de discussão da assembleia.
Por isso, se há algum assunto abordado por um condômino, informe que pode ser tratado em outro encontro, o importante é que ninguém fique sem feedback. O condômino deve ficar ciente que sua questão não é foco da reunião, mas que entrará em pauta assim que possível.
4 – Registre a ATA
A ata é um documento onde ficam registrados todos os temas discutidos, comentários e assuntos pertinentes da assembleia. Esse documento é assinado pelo presidente da mesa e o secretário que redigiu, posteriormente é enviada uma cópia para o condômino. Deve ser mantida no Livro de Atas do condomínio em poder da administradora ou do síndico.
Esse documento é essencial, pois ele valida os assuntos e decisões que o síndico toma durante a sua gestão, servindo de prova para mostrar o que foi deliberado na reunião, não é obrigatório registrar a Ata em cartório, a não ser que esteja determinado na Convenção do Condomínio, se as decisões que estiverem registradas nela foram aprovadas com os quóruns e procedimentos corretos, ela já tem valor legal para os condôminos.
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Referência
https://www.rateio.com/dicas-para-assembleia-de-condominio/
